Kısa cevap: Her ayın ilk haftası içinde alış ve satış faturalarını, banka ve kredi kartı ekstrelerini, kasa hareketlerini, personel puantajını ve gider belgelerini muhasebecinize iletmeniz yeterlidir. e-Fatura ve e-Arşiv belgeleri sistem üzerinden otomatik ulaşır; kâğıt belgelerin net bir fotoğrafı çoğu zaman yeterlidir.
Düzenli belge akışı, beyannamelerin son güne kalmamasını, giderlerin eksiksiz indirilmesini ve vergi incelemelerinde belgelerin hazır olmasını sağlar.
Her ay iletilmesi gereken belgeler
| Belge | Nereden alınır? | Not |
|---|---|---|
| Satış faturaları | e-Fatura / e-Arşiv portalı veya entegratör | e-Belgeler otomatik ulaşır; kâğıt faturaların kopyası gerekir. |
| Alış ve gider faturaları | Tedarikçiler, e-Fatura gelen kutusu | İşletme adına düzenlenmiş olmalıdır. |
| Banka ve kredi kartı ekstreleri | İnternet bankacılığı | Tüm hesaplar için ay sonu ekstresi. |
| Kasa hareketleri | İşletme içi kayıt | Nakit tahsilat ve ödemelerin listesi. |
| Personel puantajı | İşletme içi kayıt | Çalışılan gün, izin, rapor ve fazla mesai. |
| Pazaryeri ve POS raporları | Satış panelleri, banka | Hakediş, komisyon ve iade dökümleri. |
Belgelerinizi düzenli tutmak için 5 öneri
- Tek bir toplama noktası belirleyin: Paylaşımlı bir klasör veya tek bir e-posta adresi belgelerin kaybolmasını önler.
- Belgeyi aldığınız gün fotoğraflayın: Termal kâğıda basılan fişler zamanla silinir.
- Faturalarda unvan ve vergi numarasını kontrol edin: Şahsınıza düzenlenen belgeler işletme gideri olarak indirilemeyebilir.
- Nakit ödemeleri not alın: Belgesiz ödemeler hem gider kaybına hem de kasa farkına yol açar.
- Sözleşmeleri de paylaşın: Kira, kredi, leasing ve hizmet sözleşmeleri doğru kayıt için gereklidir.
Belgeler ne kadar süre saklanmalı?
Vergi Usul Kanunu’na göre defter ve belgeler, ilgili oldukları yılı izleyen takvim yılından başlayarak beş yıl saklanır. Türk Ticaret Kanunu ise ticari defter ve belgeler için on yıllık saklama süresi öngörür. Bu nedenle belgeleri en az on yıl saklamak en güvenli yaklaşımdır.
Sık yapılan hatalar
- Belgeleri yıl sonunda topluca iletmek
- Kişisel harcama belgelerini işletme belgeleriyle karıştırmak
- İade ve iptal belgelerini iletmeyi unutmak
- Banka hareketlerinin açıklamasını boş bırakmak
Ankara Muhasebeci müşterileri belgelerini WhatsApp, e-posta veya paylaşımlı klasörle iletir; eksik belge olduğunda beyan döneminden önce biz hatırlatırız. Ayrıntılar için muhasebe ve defter tutma hizmetimizi inceleyebilirsiniz.
