Kısa cevap: e-İrsaliye, malın sevkiyatını belgeleyen elektronik irsaliyedir. e-Fatura ise satışın bedelini belgeleyen faturadır. Mal yola çıktığında irsaliye, bedel kesildiğinde fatura aranır. Biri diğerinin yerine geçmez. Zorunluluk haddi dönemseldir. Güncel kapsam, sevkten önce Gelir İdaresi duyurusuyla teyit edilir.
Ankara'da depodan çıkan kolide sık karışan soru, faturanın irsaliyeyi kapatıp kapatmadığıdır. Kapatmaz. Fatura alıcıya bedeli söyler. İrsaliye, malın hangi gün, hangi araçla ve hangi miktarda çıktığını söyler. Hizmet satan bir ofiste mal sevkıyatı yoksa irsaliye de gündeme gelmez. Eşya satan bir işletmede ikisi birden durur.
e-İrsaliye ile fatura aynı belge mi?
Değildir. e-Fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı mükellefe kesilen satıştır. Alıcı kayıtlı değilse veya tüketiciyse belge e-Arşiv faturadır. Bu ayrım e-Fatura ve e-Arşiv farkı yazısındadır. e-İrsaliye bu seçimin dışında, malın hareketine bakar. Satış faturası kesilmiş olsa da sevkiyat, irsaliyesiz tamamlanmış sayılmaz. Tersine, irsaliye kesilmiş olması bedelin tahakkuk ettiği anlamına gelmez.
Kâğıt sevk irsaliyesi ile e-İrsaliye aynı işi görür. Fark, belgenin elektronik düzenlenmesi ve iletilmesidir. Kapsamdaki işletme, sevkıyatı kâğıt irsaliyeyle kapatıp e-İrsaliye yükümlülüğünü atlamaz. Kapsam, ciroya ve faaliyete göre duyurulur. Eski bir haddin ezberi, bugünkü sevkiyatı kurtarmaz.
| e-İrsaliye | e-Fatura veya e-Arşiv | |
|---|---|---|
| Ne belgeler | Malın sevki | Satışın bedeli |
| Ne zaman | Mal fiilen yola çıkmadan | Bedel kesildiğinde |
| Tipik taşıyıcı | Depo, kargo, araç | Müşteri carisi |
| Yerine geçmediği | Fatura | İrsaliye |
Sevk ile tahsilat hangi gün ayrılır?
Mal, fatura gününden önce depodan çıkabilir. İrsaliye o çıkışı tutar. Fatura, bedel kesinleşince kesilir. Pazaryerinde kargo firması koliyi aldığında sevkiyat başlamıştır. Satıcının panelindeki hakediş ise komisyon ve iade düştükten sonra bankaya geçer. Hakedişin eşleşmesi pazaryeri hakediş mutabakatı yazısındadır. İrsaliye, hakediş tutarını hesaplamaz. Yalnızca malın çıktığını gösterir.
İade gelen mal da bir harekettir. İade faturası bedeli düzeltir. İrsaliye, malın geri geldiğini tutar. İkisinden biri eksikse stok ile cari ayrışır. Ay sonunda bu ayrım, kârı da şişirir. Berat bu şişmeyi düzeltmez. Defterin iletilmesi e-Defter berat yükleme yazısındadır.
Kimde aranır, kimde aranmaz?
e-İrsaliye, mal sevkiyatı olan ve Gelir İdaresi'nin o dönemki kapsamına giren mükellefte aranır. Hizmet faturası kesen, mal çıkarmayan bir ofiste sevkiyat belgesi gündeme gelmez. Kapsam dışı işletme isteğe bağlı geçebilir. Geçiş, e-Fatura geçişindeki gibi mali mühür veya elektronik imza, portal ya da entegratör ve belge şablonu ister. Adımların mantığı fatura yazısındaki geçişle aynıdır. Hadler aynı liste değildir.
Taşımayı başkası yapsa da sevkiyatın belgesi, malı çıkaran tarafın dosyasında durur. Kargo firmasının kendi taşıma kaydı, satıcının e-İrsaliyesinin yerine geçmez. Araç plakası, miktar ve alıcı, irsaliyede faturadaki satırla çelişmemelidir. Çelişen satır, hem stok sayımını hem de alıcının kabulünü bozar.
Kurulum e-Dönüşüm sayfasındadır. Pazaryeri satıcısının vergi düzeni ayrıca pazaryeri satıcıları için vergi rehberi yazısındadır. KDV dahil bir tutarı ayırmak için KDV hesaplama aracı kaba bir fikir verir. İrsaliye, KDV hesabının kendisi değildir.
Kısmi sevk nasıl belgelenir?
Bir sipariş birden fazla günde çıkabilir. Her fiili çıkış kendi irsaliyesini ister. Fatura, bedel kesinleşince tek de kesilebilir, sevk sevk de kesilebilir. İrsaliye sayısı ile fatura sayısı aynı olmak zorunda değildir. Aynı olmak zorunda olan, miktarın toplamıdır. Üç koliden ikisi çıktıysa irsaliyede iki koli yazar. Faturada henüz çıkmayan koli varsa stok ile cari ayrışır.
Aynı gün hem sevk hem fatura olursa belgeler aynı tarihi taşıyabilir. Tarih aynı olsa da belge türü aynı olmaz. İrsaliyede araç ve miktar, faturada bedel ve KDV durur. Birini diğerine kopyalayıp tek dosya yapmak, iki yükümlülüğü birden eksik bırakır. Alıcı malı kısmen kabul ettiyse kabul edilmeyen miktar, hem irsaliyede hem faturada ayrıca görünür. Sözlü “kalanı sonra keseriz” cümlesi stok sayımını kapatmaz.
Depolar arası aktarım da bir harekettir. Satış olmayabilir. Bedel faturası kesilmeden mal yine de yer değiştirmiştir. Bu aktarım, satış faturasıyla kapatılmaz. İrsaliye, çıkış deposu ile varış deposunu yazar. Satış varsa fatura ayrıca kesilir. Ankara içinde Çankaya deposundan Yenimahalle deposuna giden mal da bu ayrıma girer. İlçe içi olması irsaliyeyi kaldırmaz. Kaldıran, malın fiilen çıkmamasıdır.
Sık yapılan hatalar
- Faturayı kesip sevki irsaliyesiz kapatmak.
- İrsaliyeyi, bedel tahsil edildi diye faturanın yerine koymak.
- Kargo fişini satıcının e-İrsaliyesi saymak.
- İade malında yalnızca iade faturası kesip dönüş irsaliyesini boş bırakmak.
- Zorunluluk haddini eski bir blog yazısından kopyalamak.
- Araç, miktar veya alıcı satırını faturayla çelişik bırakmak.
Hizmet ihracında mal çıkmıyorsa irsaliye de doğmaz. Yurt dışına verilen hizmetin vergi istisnası, belge türünden ayrı koşullara bağlıdır. Koşullar hizmet ihracatı vergi istisnası yazısındadır. Yazılım veya tasarım satan bir ofis, kargo kolisi çıkarmıyorsa bu rehberin sevkiyat satırına girmez. Fiziksel ürün çıkaran e-ticaret satıcısı girer.
Ankara'daki depo Çankaya'da, alıcı başka ilde olsa da belge, malın çıktığı iş yerine aittir. İlçe, e-İrsaliye haddini değiştirmez. Değiştiren, faaliyet ve o dönemin duyurusudur. Ofis Kızılay'dadır. Sevkiyat dosyası da beyanname takvimiyle aynı yerde izlenir.
Sık sorulan sorular
e-İrsaliye fatura yerine geçer mi?
Geçmez. e-İrsaliye malın sevkiyatını, fatura satışın bedelini belgeler. İkisi ayrı belgedir.
Hizmet faturasında e-İrsaliye olur mu?
Mal çıkmıyorsa sevkiyat belgesi gündeme gelmez. e-İrsaliye, fiilen sevk edilen mal için konuşulur.
Kargo fişi yeterli mi?
Taşıyıcının kendi kaydı, satıcının e-İrsaliyesinin yerine geçmez. Kapsamdaki satıcı kendi belgesini düzenler.
İrsaliye mal yola çıktıktan sonra mı kesilir?
Hayır. Belge, mal fiilen yola çıkmadan düzenlenir. Fatura, bedel kesildiğinde ayrıca düzenlenir.
Zorunluluk haddi sabit mi?
Hayır. Hadler Gelir İdaresi tarafından güncellenir. Sevkten önce güncel duyuru teyit edilir. Eski yazıdaki rakam esas alınmaz.
İade malında hangi belge gerekir?
Bedeli iade faturası düzeltir. Malın geri gelişini irsaliye tutar. Biri eksikse stok ile cari ayrışır.
Sonuç
e-İrsaliye malın çıktığını, e-Fatura veya e-Arşiv bedelin kesildiğini gösterir. Biri diğerinin yerine geçmez. Belge, mal yola çıkmadan düzenlenir. Zorunluluk haddi dönemseldir ve sevkten önce teyit edilir.
Ankara Muhasebeci olarak Kızılay ofisimizden sevkiyat belgesini, fatura ve defterle aynı dosyada tutarız. Kendi sevkiyatınızı konuşmak için e-Dönüşüm sayfasına bakabilir veya bize yazabilirsiniz.
